Sistem Informasi pelayanan Publik

1.1.  Sistem Informasi Pelayanan Publik

1.1.1.      Pengertian Sistem

Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemenya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem adalah sekelompok elemen-elemen atau bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut :Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemenatau komponen yang mendukungnya, yaitu :

1.    Input .

     Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.

2.    Proses.

     Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkanmenjadi keluaran.

3.    Output.

     Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan input untuk sub sistem yang lain.

4.    Umpan Balik .

     Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem. Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang menguntungkan atau mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan sistem ditentukan oleh proses ini.

5.    Mekanisme Kontrol.

Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas sistem yang tinggi.

6.    Batasan.

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya.

7.    Tujuan Sistem (Goal Sistem).

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

1.1.2.      Konsep Data Dan Informasi

Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan.

Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul “ Information Systems : Theory and Practice “ : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau kemampuan.

Secara skematis proses pengolahan data menjadi informasi dapat dijelaskan pada gambar dibawah ini :

                                                   

 

Gambar : Transformasi Data Menjadi Informasi

1.1.3.      Data

Data  merupakan  refresentasi  dari  fakta  atau  gambaran  mengenai suatu  objek  atau  kejadian.  Data  dinyatakan  dengan  nilai  yang  berbentuk angka, deretan atau simbol (Kusrini, 2007)

1.1.4.      Informasi

Menurut  (Kusrini,  2007)  Informasi  merupakan  hasil  olahan  data dimana  data  tersebut  sudah  diproses  dan  diinterpretasikan  menjadi sesuatu  yang  lebih  bermakna  untuk  pengambilan  keputusan.  Informasi juga diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan satu atau beberapa orang dalam satu waktu.

Maksud  dari  permrosesan  data  menjadi  informasi  adalah manipulasi  atau  transformasi  simbol-simbol  seperti  angka  dan  abjad dengan tujuan meningkatkan kegunaanya. Suatu sistem yang mentransfer data  menjadi  sebuah  informasi  adalah sistem  informasi.  Suatu  informasi berguna  bagi  pembuat  keputusan  karena  informasi  bisa  menurunkan ketidakpastian (meningkatkan pengetahuan) tentang hal yang dipikirkan.

Makna  suatu  informasi  tentu  berbeda-beda  antara  seseorang dengan  lainnya, tergantung  pada  tingkat  kepentingannya.  Informasi  juga sangat mungkin akan menjadi data dalam proses yang akan menghasilkan informasi yang lain.

Agar  bisa  menyediakan  keluaran  yang  berguna  untuk  membantu manajer  atau  pengambil  keputusan,  suatu  informasi  harus  mampu mengumpulkan  data  dan  mentranformasikan  data  tersebut  kedalam informasi  yang  memiliki  kualitaskualitas  tertentu.  Berikut  karakteristik informasi yang berkualitas :

1.                                         Relevan

2.                                         Akurat

3.                                         Lengkap

4.                                         Tepat waktu

5.                                         Dapat dipahami

6.                                         Dapat dibandingkan

1.1.5.      Kerangka Pikiran (Alur Diagram Blok)

1.1.6.      Sistem Informasi Pelayanan Publik

Mekanisme sistem informasi pelayanan publik Kecamatan Sambutan di atas merupakan kerangka dasar aktualisasi inovasi pelayanan publik. Untuk informasi dan pengaduan disampaikan kepada Camat Sambutan pada hari kerja mulai pukul 08.00 s.d. 15.00 Wita melalui :

1. SMS dengan Nomor 085346821566
2. Telepon di Nomor 0541 – 240040
3. Email : patenkecsambutan@gmail.com
4. Web site : www.kec.sambutan.com

1.2.  Inovasi Pelayanan Publik

1.2.1.      Latar Belakang

Latar belakang pengembangan inovasi pelayanan publik di Kecamatan Sambutan secara singkat adalah sebagai berikut :

1.    Mengembangkan keunggulan kompetitif suatu instansi/lembaga dengan memfokuskan pada peningkatan efektifitas sumber daya informasi.

2.    Efektifitas sumberdaya informasi dilakukan dengan cara melakukan sosialisasi peran produk dan jasa melalui media komunikasi dan informasi global yaitu Internet.

3.    Memfasilitasi terjadinya pengorganisasian informasi (pengumpulan data dan informasi).

4.    Mempermudah pengguna jasa menemukan data dan informasi yang diperlukan.

5.    Menciptakan kebebasan akses ke sumber-sumber informasi.

6.    Menciptakan pemerataan kesempatan untuk mengakses dan menggunakan informasi.

7.    Memungkinkan user berinteraksi dan menjalin kerjasama melalui instansi/lembaga.

1.2.2.      Jenis Fitur-Fitur yang dikembangkan

Fitur-fitur yang akan dikembangkan adalah sebuah Aplikasi Desktop mencakup penyajian informasi secara lengkap dengan dukungan data yang selalu update. Adapun fitur-fitur yang dikembangkan sebagai berikut :

1.                Admin Center

Admin center adalah fasilitas yang digunakan khusus oleh para pengelola aplikasi (operator) untuk mengatur manajemen data instansi/lembaga. Fasilitas ini dilengkapi dengan proses validasi user dengan parameter username dan password sehingga keamanan data terjaga. Kemudian setiap user dapat dibedakan hak aksesnya terhadap sumberdaya data instansi/lembaga. Pengaturan hak akses diatur oleh seorang administrator.

2.                Front Officer (FO)

FO adalah sebuah sarana untuk penerimaan data dari masyarakat yg akan di input ke aplikasi, FO memiliki kemampuan untuk :

a.    Input Data

b.   Menambah, Mengedit, Menghapus dan preview agenda kegiatan

3.                Back Officer (BO)

a.    Input Data

b.   Menambah, Mengedit, Menghapus dan preview agenda kegiatan

c.    Menampilkan list data layanan yang ada pada Form Utama

d.   Menyimpan semua data yang pernah dibuat ke dalam sebuah database.

1.2.3.      Program Kerja

Program kerja dalam usulan proposal ini adalah membangun sebuah situs web (web site) dengan memanfaatkan media internet yang berisikan beragam informasi dari semua sektor.

Adapun judul inovasi layanan publik Kecamatan Sambutan adalah “Sambutan Aplikasi Smart File (Sambutan-ASF)”.

Tujuan Utama penyelenggaraan situs (web site) ini adalah :

1.    Menjadikan situs tersebut sebagai sarana komunikasi dan interaksi antar client/user.

2.    Sosialisasi informasi tentang instansi/lembaga pada komunitas global.

3.    Meningkatkan daya saing dan produktifitas sumber daya manusia instansi/lembaga dalam dunia teknologi.

Website atau situs yang dibangun ini dilaksanakan dalam beberapa tahapan yaitu :

·      Tahap Pembangunan / Aplikasi

Tahap pengembangan mengacu pada Daur Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) yang terdiri atas :

1.   Analisa kebutuhan pengguna (User Requirement)

2.   Spesifikasi Disain meliputi :

a.    Desain Input

b.    Desain Output

c.    Desain Database

d.   Desain Proses

e.    Layouting

3.   Implementasi dan Testing

a.    Installasi dan konfigurasi sistem

·      Tahap Sosialisasi

1.   Sosialisasi aplikasi beserta fitur-fitur yang tersedia sebagai sarana Informasi dan komunikasi.

2.   Pemanfaatan aplikasi yang telah terselesaikan pembangunannya.

Dalam pemanfaatannya maka aplikasi yang telah terselesaikan tersebut dapat didayagunakan secara optimal sesuai rencana.

Maksud dan tujuan pengembangan inovasi pelayanan publik ini  adalah :

1.    Maksud dan Tujuan

Maksud inovasi pelayanan publik adalah ingin memperkenalkan dan mengembangkan teknologi informasi berbasis aplikasi desktop pada komunitas instansi/lembaga dalam rangka meningkatkan produktifitas dan efektifitas interaksi instansi/lembaga.

Tujuan dari pengembangan ini adalah menciptakan media komunikasi yang efektif dan interaktif yang bisa diakses kapan saja.

2.      Struktur Pembiayaan

Pembiayaan  yang dibutuhkan dalam merealisasikan pekerjaan ini terdiri atas :

§  Biaya Pembangunan Sistem.

a.    Pembangunan Sistem

1)        Program &  Aplikasi Software yang dibutuhkan

2)        Design Program

3)        Design Layout

4)        Design Database

5)        Sinkronisasi Sistem

6)        Dan lain-lain

b.    Operational Support

1)        Backup source code dan database

2)        Training pengelolaan aplikasi (Operator)

3.    Tahapan Pelaksanaan

a.    Kesepakatan Penawaran

b.   Perjanjian Kerjasama

c.    Analisis Requirement dan Disain Sistem

d.   Persetujuan Mock Up Disain

e.    Coding

f.    Instalasi dan Konfigurasi

g.   Upload Database

h.   Testing

i.     Backup data

4.    TimeFrame Kegiatan

TimeFrame Proses Web Development

No	Work of Scope	Minggu
		I	II	III	IV
1	Creative concept
2	Rancangan Aplikasi
3	Coding & Sinkronisasi Program
4	Pemuatan Database (Data Dumping)
5	Pengujian (Trial & Error)
6	Evaluasi Akhir
7	Dokumentasi

Aplikasi :

1.3.  Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara (LHKASN)

1.3.1.      Latar Belakang dan Pengertian LHKASN

LHKASN diatur dalam Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN dan RB) Nomor 1 Tahun 2015 tentang Kewajiban Penyampaian LHKASN di lingkungan Instansi Pemerintah.

LHKASN adalah daftar seluruh harta kekayaan ASN beserta pasangan dan anak yang masih menjadi tanggungan dan dituangkan ke dalam Formulir LHKASN yang telah ditetapkan oleh Menteri PAN dan RB.

Wajib LHKASN adalah seluruh ASN kecuali para pejabat yang ditetapkan sebagai Wajib Laporan Harta Kekayaan Penyelenggaran Negara (Wajib LHKPN).

Latar belakang dari LHKASN adalah bentuk transparasi ASN dalam rangka pembangunan integritas ASN dan upaya pencegahan penyalahgunaan wewenang serta pencegahan, pemberantasan korupsi, kolusi dan nepotisme.

1.3.2.      Isi atau Muatan LHKASN

Isi atau muatan LHKASN terdiri dari:

Formulir LHKASN dapat diperoleh melalui:

a.    Surat Edaran Menteri PAN dan RB Nomor 1 Tahun 2015 tentang Kewajiban Penyampaian LHKASN di lingkungan Instansi Pemerintah beserta lampiran formulir LHKASN;

b.    Mengunduh dari website Kementerian PAN dan RB,pada alamat sebagai berikut : http://www.menpan.go.id/jdih/permen-kepmen/se-menpan-rb/file/4723-semenpan-2015-no-01;

c.    Menggandakan Formulir LHKASN sesuai kebutuhan; atau

d.   Menggunakan aplikasi Si-Harka dengan alamat: https://siharka.menpan.go.id. Untuk dapat mengoperasikan aplikasi tersebut, setiap Wajib LHKASN melakukan log in dengan user name dan password yang pada saat ini sedang dikoordinasikan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan dengan Kementerian PAN dan RB.

Bagi para Wajib LHKASN yang tidak memenuhi kewajiban penyampaian LHKASN, akan dilakukan Peninjauan Kembali (penundaan/pembatalan) terhadap pengangkatan Wajib LHKASN dalam jabatan struktural/fungsional.

Secara singkat perbedaan antara LHKPN dan LHKASN adalah sebagai berikut:

1.3.3.      LHKASN Kecamatan Sambutan

1.4.  Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap Pelayanan Publik

Pemerintah Kota Samarinda sangat membutuhkan informasi unit pelayanan instansi pemerintah secara rutin. Untuk itu Pemerintah Kecamatan Sambutan berupaya menyajikan Indeks Kepuasan Masyarakat secara rutin, yang diharapkan mampu memberikan gambaran mengenai kualitas pelayanan kepada masyarakat. Indeks tersebut diperoleh berdasarkan pendapat masyarakat yang dikumpulkan melalui survei kepuasan masyarakat terhadap unit pelayanan publik.

Tujuan survei adalah untuk memperoleh gambaran secara objektif mengenai kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik. Nilai yang diberikan oleh masyarakat diharapkan sebagai nilai yang dapat diepertanggungjawabkan. Hasil survei ini akan digunakan untuk penyusunan indeks kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik yang sangat bermanfaat bagi pemerintah maupun masyarakat. Keterangan nilai yang diberikan bersifat terbuka dan tidak dirahasiakan serta tidak ada hubungannya dengan pajak ataupun politik.

Adapun indeks kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik Kecamatan Sambutan adalah sebagai berikut :

1.    Berdasarkan data pengolahan indeks kepuasan masyarakat per responden dan per unsur pelayanan tahun 2014, dijelaskan penilaian dilaksanakan terhadap 150 (seratus lima puluh) responden dan 14 (empat belas) unsur penilaian dimana diperoleh hasil IKM unit pelayanan Kecamatan Sambutan berjumlah 78,964 dan mutu layanan berada pada kategori “Baik”.

2.    Dilihat dari unsur pelayanan, terdapat 2 (dua) unsur pada kategori “Sangat Baik” yaitu unsur kepastian biaya pelayanan dan unsur kepastian jadwal pelayanan. Sedangkan 12 (dua belas) unsur lainnya berada pada kategori “Baik”.

3.    Berdasarkan data pengolahan indeks kepuasan masyarakat per responden dan per unsur pelayanan sampai dengan bulan Juli tahun 2015, dijelaskan penilaian dilaksanakan terhadap 94 (sembilan puluh empat) responden dan 14 (empat belas) unsur penilaian dimana diperoleh hasil IKM unit pelayanan Kecamatan Sambutan berjumlah 79,157 dan mutu layanan berada pada kategori “Baik”.

4.    Dilihat dari unsur pelayanan, terdapat 2 (dua) unsur pada kategori “Sangat Baik” yaitu unsur kesopanan dan keramahan petugas dan unsur keamanan pelayanan. Sedangkan 12 (dua belas) unsur lainnya berada pada kategori “Baik”.

5.    Kesimpulan pada poin ke-1 dan 3, dari tahun 2014 hingga bulan Juli tahun 2015 terdapat kenaikan ratio nilai IKM unit layanan sebesar 0,193. Sehingga mutlak diperlukan optimalisasi peningkatan pelayanan publik di Kecamatan Sambutan guna memenuhi target IKM yang telah ditetapkan SKPD.

Data pengolahan indeks kepuasan masyarakat Kecamatan Sambutan disusun dalam lampiran profil ini.